WordCamp Montréal 2020 est en péril

J’ai participé à mon premier WordCamp Montréal en 2011. Cette première fois a été marquante à plusieurs égards. En plus d’y apprendre une tonne de choses sur l’univers WordPress et d’y découvrir une communauté qui donne sans compter, c’est lors de cette édition que j’ai rencontré Jean-François Arseneault, également co-fondateur de SatelliteWP.

Au fil des ans, mon statut dans la communauté Montréalaise a évolué de simple participant, à bénévole, à conférencier… et s’est soldé cette année comme co-organisateur de l’événement. L’événement a connu un grand succès et j’en suis bien fier.

Au-delà de cette implication au WordCamp, mon implication dans la communauté est bien plus diversifiée. Vous me connaissez peut-être sur le groupe Facebook de la communauté WordPress Montréal, ou peut-être utilisez-vous une extension ou une configuration que j’ai développée, ou il se peut même que vous utilisiez un thème ou une extension que j’ai traduite puisque j’ai collaboré directement à la traduction et l’approbation de dizaines de milliers de chaines pour la langue Français du Canada.

 

Organiser un WordCamp : un effort considérable

Quand j’ai soumis mon nom pour aider à l’organisation du WordCamp Montréal 2019, je m’étais dit que j’aurais un rôle mineur où je réviserais les textes rédigés en français pour éviter les fautes d’orthographe. Rapidement, on m’a confié la gestion du site web puisque le nombre de tâches à effectuer était plutôt imposant. En observant le nombre de co-organisateurs, je me suis rendu compte que jamais nous ne pourrions offrir un événement de qualité sans le soutien d’autres personnes. La tâche était monumentale.

J’ai donc décidé d’en faire davantage en m’impliquant du mieux que je pouvais. Puis, j’ai recruté Laurie, notre directrice marketing, pour s’occuper de l’aspect des communications. Elle a été parachutée dans le projet, à nos frais, par amour pour la cause. Ce n’était pas suffisant. Il y avait une lacune au niveau du design dans l’équipe. J’ai alors demandé à mon amie Najomie de NAJ & CO si elle souhaitait s’impliquer. Elle a accepté et son équipe et elle ont mis des dizaines d’heures pour réaliser le mandat pour lequel elle n’avait aucune idée dans quoi elle s’embarquait.

J’ai ensuite remarqué que notre lead, Andrea Zoellner, en était à sa 2e année comme lead et, il parait, à sa dernière. Ne voyant pas d’intérêt d’autres personnes pour prendre la relève, j’ai agi comme une éponge afin d’absorber le maximum d’informations pour la suite.

L’organisation allait bien, mais soudainement plusieurs pépins se sont alors présentés. De nombreuses annulations chez les conférenciers nous ont forcés à être créatifs. Andrea a accepté de donner une présentation malgré toute la gestion qu’elle devait faire. Jennifer, une autre co-organisatrice, a fait la même chose. Je me suis même proposé pour donner une 3e présentation à un certain moment. Peter, qui gérait les conférenciers, a géré de manière splendide tous ces imprévus. Pendant ce temps, Carl s’assurait que tous nos commanditaires seraient satisfaits. Un travail d’équipe comme je l’aime.

Puis, à quelques semaines de l’événement, un co-organisateur a dû se retirer. Nous n’avions plus personne pour gérer notre équipe de bénévoles et la nourriture. Andrea a pris un autre coup pour l’équipe en s’occupant de la nourriture. C’en était toutefois trop pour moi pour la gestion des bénévoles. J’ai donc demandé à mon associé Jean-François de remplir ce rôle. Un 3e membre de SatelliteWP se joignait à l’équipe d’organisateurs par la force des choses.

J’évalue rapidement que l’implication de SatelliteWP pour l’événement, en temps et en commandite, dépasse facilement les 10 000$.

Au final, personne n’a remarqué, durant l’événement, la quantité de problèmes que nous avons gérés. L’événement a été un franc succès et je remercie mes co-organisateurs, les bénévoles, les conférenciers, les commanditaires et les participants. Grâce à vous, l’événement a été magique!

 

Et WordCamp Montréal 2020 ?

Le lendemain du WordCamp Montréal 2019, je savais qu’il fallait relancer la roue afin de pouvoir bien faire les choses. Le problème d’organisation du WordCamp est que la charge de travail est tellement grande que beaucoup s’impliquent une fois en se disant après-coup : « plus jamais ». Je les comprends. Par contre, si on s’organisait mieux, nous pourrions être plus efficaces et automatiser une foule de tâches… chose impossible quand on agit constamment en réaction aux défis qui se pointent.

J’ai donc consulté mes co-organisateurs de l’édition 2019 pour proposer d’être lead en 2020. Personne ne s’est opposé à ma proposition, au contraire. Le soutien était fort!

J’ai donc rempli le formulaire pour proposer ma candidature. J’ai cité l’appui de mes co-organisateurs dans l’application.

Et je l’ai envoyé!

 

Les meetups

Dans les dernières années, des meetups étaient organisés au centre-ville de Montréal pour stimuler la communauté. Depuis 2011, j’ai assisté à plusieurs meetups en me questionnant sur leur pertinence. Ce qu’il faut savoir est que l’organisation d’un meetup demande beaucoup de temps et de coordination. Comme l’événement est gratuit, le résultat est souvent décevant : beaucoup de gens confirment leur présence, mais ne se présentent pas le jour de l’événement.

Cette année, on nous avait demandé (à SatelliteWP) d’organiser un meetup lors du Translation Day, dédié à la traduction de WordPress en Français du Canada. Comme WordPress est notre gagne-pain, nous avons accepté avec joie! Nous avons préparé le contenu, acheté de la nourriture et des consommations, payé pour la salle et… seulement 10 personnes se sont présentées (dont 3 de notre équipe). Nous avons appris à la dure que c’est difficile de rassembler les gens dans un événement gratuit… même si on paye pour tout.

Comme je le croyais, les meetups ne sont pas pour moi.

 

La réponse de WordCamp Central

Cette fin de semaine, j’ai reçu la réponse de WordCamp Central, qui autorise la tenue d’un WordCamp. Avant d’ouvrir le courriel, j’étais crinqué! Je ne l’avais dit à personne, mais j’avais déjà trouvé 3 commanditaires pour la prochaine édition du WordCamp pour nous aider dans l’organisation. J’attendais que ce soit officiel.

Puis, j’ai ouvert le courriel…

Hi Maxime,

Thanks for your interest in planning a WordCamp in Montreal. It’s awesome that you still love WordPress as much as we do!

It’s great to see your passion for growing the local WordPress community. I see that your group has been going for a while, but you have not been meeting too much lately – aside from WordCamp Montreal this past August, the meetup has only met once in 2019.

We find that WordCamps work best inside active WordPress communities – without a community that is meeting monthly, it is hard for a WordCamp to be rooted with enough attendees and to last for more than a year.

With that in mind, we would only approve and move forward with a WordCamp if the local meetup group has been meeting monthly for at least the last 6 months. The meetups you’ve had so far are great, but we would need to see you meeting monthly for a few more months again before applying for a WordCamp.

We are very excited to see a WordCamp happen in Montreal and we hope to see an application from you in a few months time once your group is active once again!

Thank you,
Angela

 

En gros, on me dit merci d’avoir soumis ma candidature. Par contre, un WordCamp n’est accordé que si la communauté locale a été active mensuellement via des meetups pour, au moins, les 6 derniers mois.

Ouch!

 

WordCamp Montréal 2019 en chiffres

11e édition

380 participants

47 conférenciers

1er WordCamp au Canada

Plus gros WordCamp au Canada

 

La suite

Honnêtement, je suis terriblement déçu. Avec tous les efforts mis par l’équipe pour l’organisation du WordCamp Montréal 2019, la réponse me semble injustifiée. Cette même équipe (ou presque) qui est intéressée à poursuivre pour l’an prochain.

C’est vrai, la communauté n’a pas été très active dans les meetups durant la dernière année. Je pourrais lancer la pierre à l’équipe qui était là avant que je me propose. Non! Je comprends totalement et supporte le « pourquoi ». J’estime mon implication personnelle à 80-100h pour l’organisation du WordCamp. Je pense qu’Andrea, notre lead, en a fait davantage. Il aurait donc fallu qu’elle en fasse plus ? Qu’elle trouve d’autres gens pour s’occuper des meetups ? Non… ce n’est pas juste. En quoi ça devrait impacter notre WordCamp qui existe depuis 11 ans ?

Malgré ma bonne volonté, je n’ai pas le temps ni l’intérêt de m’impliquer dans les meetups. Je suis déjà impliqué dans plusieurs autres projets en lien avec WordPress que je ne souhaite pas abandonner.

Et si quelqu’un se levait et organisait des meetups en octobre, novembre, décembre, janvier, février et mars, je pourrais appliquer comme lead. Avec le délai de réponse, on peut s’attendre à une réponse (si elle est positive) en avril ou mai. Sachant qu’il faut environ 5-6 mois afin d’organiser un WordCamp d’une telle envergure, dans les meilleures conditions, et que cet événement se déroule généralement au mois d’août, nous nous retrouverons donc avec un WordCamp à une date ultérieure, ou dans la même situation que l’an passé : être à la dernière minute, courir comme des fous et perdre des organisateurs pour l’an prochain à cause de la charge de travail.

Sommes-nous la seule équipe organisatrice à vivre de tels défis ? Notre WordCamp est bien rodé et existe depuis plus de 10 ans. L’organisation d’un WordCamp est une tâche immense et on demande à des bénévoles d’en faire davantage avec des ressources financières et logistiques limitées.

Je lance donc un cri du cœur à quiconque veut s’impliquer : le WordCamp Montréal 2020 en péril…